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itc保伦股份会议纪要速成法!效率翻倍,领导狠狠夸!

2024-11-06 作者:编辑 点击:次 

你还在为会议纪要怎么写抓狂吗?别再花大半天来写会议纪要啦!学会了以下几步,秒变会议纪要小能手!会议纪要写得又快又好!

会前准备:

1.明确会议目的。会议传递什么信息、确定什么事情;会议中专注捕捉主要事项及负责人员,将相关项目或事项、时间限制、相关负责人清晰列明。

2.做好会议准备。掌握会议议程及材料信息,提前熟悉相关内容;掌握参会人员信息,掌握会议发言代表及发言顺序。

会中记录:

1.快速记录。尽量快速而简洁地记录关键信息。使用缩写、符号或关键词来捕捉要点,以节省时间。

2.突出重点。用粗体、下划线或不同颜色标记出会议的重点内容,便于后续查阅。

3.务必录音。①起草纪要时方便重听并准确领悟与会人员表达的观点。②将会议过程存档,有备无患。

4.避免主观判断。在记录过程中,尽量保持客观中立,避免加入个人主观判断或解读。

会后整理:

1.及时整理。会议结束后,尽快整理会议纪要,确保信息的时效性和准确性。

2.查漏补缺。对于会议中未听清或不确定的内容,及时查阅相关资料或向参会人员确认,以确保纪要的准确性。

3.审核确认。将整理好的会议纪要发送给参会人员或相关领导进行审核,确保内容的准确性和完整性。

4.存档备份。将审核通过的会议纪要存档备份,便于后续查阅和追踪。

持续改进:

1.收集反馈。定期收集参会人员对会议纪要的反馈,了解他们的需求和期望,以便不断改进。

2.学习提升。参加相关培训或学习会议记录技巧,提高自己的专业素养和记录能力。

3.分享经验。与同事分享会议记录的经验和技巧,共同提高会议纪要的质量。

一、提升自身能力

1、持续提升综合技能和素质

多学习,多积累,多练笔,多实践。在记录会议信息上下工夫,通过学习一些速记符号和方法,锻炼速记技巧,提高书写速度、准确度。或是借助现代录音设施,会后整理记录,确保会议原始材料完整、客观、全面、准确。

2、准确掌握关联信息和动态

结合工作实际,重视相关信息的收集。对所在单位或企业形成立体式了解和全方位认识。前期要充分了解会议召开的背景、意义、作用,掌握具体要求、标准、规范。涉及多个部门的复杂事项,需要统筹考虑,兼顾各方,确保信息表述的一致,责任主次分明。

3、不断总结撰写技巧和方法

会前掌握会议材料,对重点事项心中有数;会中认真详细记录,确保完整性和客观性;会后趁热打铁,尽快整理纪要。突出“精、简、实、准”。文字要简明扼要,每段间、每句间、每层间的逻辑关系、关联程度要紧密。

二、优化记录方式

1、分点记录

分点记录会议内容,记录好每一点对应话题或决策,便于整理和查找关键信息。

按照会议的议程和讨论的主题,将记录内容分成不同的点,每个点对应一个具体的话题或决策。这样在整理会议纪要时会更加清晰,也便于快速查找关键信息。例如,可以用数字或符号对不同的点进行编号,如 “1. 讨论项目进度”、“2. 提出问题及解决方案” 等。

2、使用模板

制定会议纪要模版,包括基本信息、议程、讨论内容、决策和待办事项等。在记录会议纪要时,按照模板进行填写,根据不同类型的会议,可以调整模板的内容,使其更加符合实际需求。

三、借助工具和资源

1、使用语音转写系统

语音转写系统,利用实时语音转写生成准确的会议记录,有效提升企事业单位会议记录的效率和准确性。这里推荐itc语音转写系统,系统提供实时语音识别和录音文件识别能力,实现语音实时转写、实时字幕、实时上屏、快速编辑语音转写纪要,并具有角色分离、录音转写导出、纪要导出等功能,配合传统会议室系统使用,让会议更高效便捷。itc语音转写系统识别准确率高达98,支持多语言转写及翻译;可以快速转写录音文件内容,精准定位发言内容,提高文稿编写效率;还具有AI会议纪要功能,能一键生成会议摘要,发言总结,会议待办,语篇规整,配合传统会议室系统使用,让会议更高效便捷。

2、参考会议资料

如果会议有相关的资料,如报告、文档等,可以在记录会议纪要时参考这些资料。这样可以更快地理解发言者的背景和意图,也有助于准确记录会议内容。在会议前,提前阅读这些资料,熟悉相关内容,以便在会议中更好地进行记录。